Wikis sind eine relativ neue Form der Informations- und Wissenstechnologie. Wikipedia gibt es zwar schon lange, ist aber erst in den letzten Jahren so richtig zum Renner geworden. Und hiermit nun auch KMU zu beglücken, mag etwas verwegen erscheinen. Wikis setzen aber genau an einem zentralen Problem mittelständischer Unternehmen an: der Wissensdokumentation und -bewahrung. Zudem scheinen sie in Bezug auf zahlreiche der bereits genannten spezifischen Merkmale von KMU und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements eine besonders günstige Ausprägung aufzuweisen. Die Gründe hierfür finden Sie in diesem und den folgenden Artikeln.

Passgenauigkeit von Wikis für KMU?!

Nimmt man die speziellen strukturellen Bedingungen, wie Sie in KMU im allgemeinen gegeben sind (siehe dazu die vorausgegangenen Artikel) als Anforderung, so weisen Wikis viele „Treffer“ auf:

  • Sie sind günstig.
  • Sie sind einfach zu bedienen.
  • Sie erfordern einen geringen Einarbeitungsaufwand.
  • Wissen wird dauerhaft und suchbar gespeichert.
  • Sie beanspruchen die Geschäftsleitung relativ gering, wenn ein guter Systemadministrator vorhanden ist.

Zudem werden einige Misserfolgsfaktoren des Wissensmanagements ebenfalls recht überzeugend beseitigt:

  • Durch informellen Wettbewerb werden Informationsblockaden abgebaut.
  • Bereichsübergreifende Identifikation wird durch gemeinsame Problembearbeitung aufgebaut.
  • Wissensweitergabe wird nachvollziehbar (und damit vergütungsfähig).

Nachteile gibt es natürlich auch:

  • Wikis setzen eine offene Kommunikationskultur voraus.
  • Sie erfordern gewisse zeitliche Spielräume bei den Mitarbeitern.
  • Ein Mindestmaß an IT-Vernetzung im Unternehmen muss vorhanden sein.

Diese Voraussetzungen gelten jedoch für die meisten Wissensmanagementprojekte, und sind daher nicht sehr Wiki-spezifisch.

“Wiki” ist die hawaiitianische Bezeichnung für “schnell”. Verwendet worden ist es zuerst ganz allgemein für eine zeitsparende Methode, die es Außenstehenden erlaubt, auf einem Webserver Eintragungen zu machen. Heute werden darunter webbasierte Systeme verstanden, in denen nach bestimmten Regeln viele Teilnehmer gemeinsam ein Begriffssystem erstellen, verändern und erweitern. Die heutige Server-Software ermöglicht es, mit einem einfachen Webbrowser Texteinträge vorzunehmen, diese zu formatieren und auf andere Beiträge zu verlinken. Wikis zeichnen sich insbesondere durch ihre starke interaktive Verlinkung zu anderen Beiträgen im Internet aus.

Jeder Nutzer kann einem Wiki neue Stichworte hinzufügen, Artikel schreiben oder bereits existierende Artikel ändern. Eine Qualitätskontrolle der Beiträge findet durch die Nutzer und/oder den Betreiber bzw. Moderator statt.

Technisch funktioniert das Betreiben eines Wiki-Systems und die Vornahme von Änderungen immer nur mit einem Programm, das auf einem Host-Server läuft. Dies interpretiert die Eingabe der Benutzer nach einer bestimmten Wiki-Syntax und wandelt sie in Programmcode um. In aller Regel ermöglichen diese Programme eine sehr intuitive Bedienung.

Solche Wiki-Engines, mit denen Wiki-Wissensammlungen verwaltet werden, sind meist sehr günstig. Sie beruhen auf Open-Source-Software, so dass ihre Anschaffung keine Kosten verursacht. In softwaretechnischer Hinsicht wird die Erzeugung neuer Beiträge auf sehr komfortable Weise unterstützt. Die Bedienung ist über einen einfachen Webbrowser möglich. Man kann zu jedem gewünschten Begriff ein eigenes Dokument mit eigener Gliederung anlegen und zu jedem anderen relevanten Beitrag verlinken. Mit dem Anlegen sogenannter Wiki-Wörter im Text generiert man automatisch einen Hyperlink auf einen neuen Begriff. Folgt man einem Link zu einer nicht existierenden Seite, so wird diese automatisch als leere Seite angelegt, und man wird aufgefordert, neuen Inhalt einzufügen. Damit sorgen die Wiki-Links für eine effiziente Möglichkeit, zusätzlich Seiten zu erstellen. Die Wissenserzeugung erfolgt so spielerisch und wird herausfordernd erweitert. Ein Klick auf den Link reicht, um das entsprechende Dokument anzulegen.

Im Änderungsmanagement der Wiki-Systeme und in der Story-Funktion steckt aber die eigentliche Raffinesse, die Wikis für Unternehmen so interessant macht. Jeder Teilnehmer an einem Wiki-System kann jeden Beitrag modifizieren. Diese Veränderung stellt aber nur ein Überschreiben des Beitrages dar. Zudem erlangt der Autor und jeder andere Kenntnis von den Änderungen. Dies kann sogar automatisch per E-Mail oder per RSS geschehen. Der ursprüngliche Autor wird also herausgefordert, sich mit den Änderungen zu befassen, und gegebenenfalls seine ursprüngliche Meinung zu rechtfertigen. Diskussionen können in eigenständigen Foren oder im Rahmen von Kommentarfunktionen stattfinden. Alle Änderungen und Beiträge werden automatisch gespeichert.

Sehr fortschrittliche Wiki-Systeme, wie zum Beispiel TWiki, bieten die Möglichkeit, gestaffelte Zugriffs- und Veränderungsrechte zuzuweisen, Beiträge mit Metadaten und Anhängen zu versehen, einfache andere Anwendungsprogramme über eine Schnittstelle zu integrieren sowie zahlreiche weitere Zusatzfunktionen. Mehrere Wiki-Systeme bieten bereits die Möglichkeit, einzelnen Beiträgen Kategorien zuzuweisen, um damit ein geordnetes Wissenssystem zu schaffen, oder auch Vorlagen einzufügen.

Wikis in Unternehmen

Wiki-Software kostet wenig oder gar nichts und hilft Mitarbeitern oft, einfacher und schneller zusammenzuarbeiten als mit komplexer Groupware Die Einführung einer konventionellen Groupware-Lösung ist in der Regel mit hohen Kosten sowohl für die Anschaffung der Soft- und Hardware als auch für die Wartung und Mitarbeiterschulungen verbunden. Mit Blick auf den Anteil von IT-Projekten, die letztendlich scheitern, scheuen sich vor allem kleine und mittlere Unternehmen häufig vor einer solchen Investition.

Mit Wikis lässt sich vor allen Dingen die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit von Mitarbeitern organisieren, z. B. um Projekte zu koordinieren und zu dokumentieren. Dabei liegt das besondere Augenmerk darauf, Zugangsbeschränkungen abzubauen und das Editieren und Hinzufügen von Seiten so einfach wie möglich zu gestalten. So werden zum Beispiel durch eine einfache Wiki-Syntax HTML-Kenntnisse unnötig, und auch technisch wenig versierte Benutzer finden sich damit schnell zurecht. Deswegen bieten diese simplen Collaboration-Tools vielen Besuchern die Möglichkeit, gleichberechtigt am Erfolg eines Projektes mitzuwirken.

Wikis eignen sich dagegen nicht zum Austragen von Meinungsverschiedenheiten, dazu gibt es Diskussions-Foren, auch an Wikis angeschlossene. Solche Möglichkeiten, Wikis in Unternehmen zu nutzen, werde ich in den nächsten Beiträgen aufzeigen.